效率管理课堂

时间效率管理存在的问题
2013-7-15 16:35:02 不详

在时间和效能问题上,中国人有这样两个缺点:

1.缺乏时间观念

调查表明,越发达地区的人,时间观念就越强。在中国人的传统中,重视生命,乐于理财,却往往缺乏时间观念。当然,随着改革开放的深入,东部沿海等很多经济发达地区,这种情况已经得以改观,时间观念已经越来越强。

2.缺乏效能概念

然而,这种时间观念的增强仍然还只是停留在效率的层面,而不是在效能的层面上。高效率通常是指办事的速度快,而高效能则不仅仅是指快,而是指在单位时间内,所获得的价值和回报高,即又快又对又好又高(速度快、方向对、效果好、效益高)。这是很多经济发达地区也没有足够重视的问题。

2.缺乏效能概念

然而,这种时间观念的增强仍然还只是停留在效率的层面,而不是在效能的层面上。高效率通常是指办事的速度快,而高效能则不仅仅是指快,而是指在单位时间内,所获得的价值和回报高,即又快又对又好又高(速度快、方向对、效果好、效益高)。这是很多经济发达地区也没有足够重视的问题。

时间管理大致经历了以下四个发展历程:

1.备忘录

将所有需要做的事情都记录下来,每完成一件就销去一件。

2.工作计划

即在每件需要完成的事情之前都分配、安排一个预定的时间段,将每个时段内需要完成的工作都列成一个时间表。

3.排列优先顺序以追求效率

由于要完成的工作越来越多,在规定的时间内可能无法全部完成;或者由于工作太多,需要理清,这时候就需要按照轻重缓急,对工作任务进行时间排序以提高工作效率。

4.以价值性和重要性为导向

一切以价值性和重要性为评判,创造生产力、创造价值越多的工作优先去做,相反的工作则要尽量少做甚至不去做。

时间效率管理的方法

排列优先顺序

在时间管理的第三阶段按照工作的轻重缓急排序,涉及一个较为具体的操作问题。我们在工作分配当中,可以假设有重要和紧急两根轴,在这个坐标系上划分出A、B、C、D四个象限,分别代表不同级别的待分配工作:既紧急又重要的为A,也就是通常被称为突发事件的工作;重要但不紧急的为B;紧急但不重要的为C;既不重要又不紧急的为D。

突发事件A应当优先处理,D可以延后甚至不去处理,这没有争议,问题在于B和C应该优先处理哪一个。如果B的工作一直拖延没有完成,时间久了它就会以突发事件A的方式出现;而C的工作如果不去完成,却一般不会朝A的方向发展,因为它虽然紧急,但是不够重要,即使不完成C会有损失,也不会造成太大影响。因此,假设在只有一定的时间段内只能完成B和C的其中一个的话,则应当选择首先完成B。因此在实际工作中,要优先处理B,而不要为C耗费太多时间和精力。

时间管理大致经历了以下四个发展历程:

1.备忘录

将所有需要做的事情都记录下来,每完成一件就销去一件。

2.工作计划

即在每件需要完成的事情之前都分配、安排一个预定的时间段,将每个时段内需要完成的工作都列成一个时间表。

3.排列优先顺序以追求效率

由于要完成的工作越来越多,在规定的时间内可能无法全部完成;或者由于工作太多,需要理清,这时候就需要按照轻重缓急,对工作任务进行时间排序以提高工作效率。

4.以价值性和重要性为导向

一切以价值性和重要性为评判,创造生产力、创造价值越多的工作优先去做,相反的工作则要尽量少做甚至不去做。

时间效率管理的方法

排列优先顺序

在时间管理的第三阶段按照工作的轻重缓急排序,涉及一个较为具体的操作问题。我们在工作分配当中,可以假设有重要和紧急两根轴,在这个坐标系上划分出A、B、C、D四个象限,分别代表不同级别的待分配工作:既紧急又重要的为A,也就是通常被称为突发事件的工作;重要但不紧急的为B;紧急但不重要的为C;既不重要又不紧急的为D。

突发事件A应当优先处理,D可以延后甚至不去处理,这没有争议,问题在于B和C应该优先处理哪一个。如果B的工作一直拖延没有完成,时间久了它就会以突发事件A的方式出现;而C的工作如果不去完成,却一般不会朝A的方向发展,因为它虽然紧急,但是不够重要,即使不完成C会有损失,也不会造成太大影响。因此,假设在只有一定的时间段内只能完成B和C的其中一个的话,则应当选择首先完成B。因此在实际工作中,要优先处理B,而不要为C耗费太多时间和精力。

艾森豪威尔原则

对于各类工作的具体处理,管理者应当怎样区别对待呢?美国的艾森豪威尔将军提供这样一个原则:

◆对于重要又紧急的突发事件,要管理者本人亲自、立刻处理;

◆对于重要而不紧急的,则要管理者本人花最多的时间去进行战略规划;

◆对于紧急而不重要的工作,要减少对其所花费的时间,也可以酌情委托给下属去处理;

◆对于不紧急也不重要的工作则可以不去处理。

艾维李十分钟效率法

1.效率法的内容

美国著名效率管理专家艾维李提出过一个十分钟六件事效率法:

◆用前五分钟列出明天(下周、下月)要做的六件重要的事情;

◆用后五分钟将这六件事情按重要程度排序;

◆上班开始先做1号,完成之后再做2号,以此顺延直至下班结束。